HelpDesk-система: реальна допомога в організації роботи

Оптимізувати робочий процес настільки, що особиста присутність керівника стане абсолютно необов'язковою - блакитна мрія будь-якого директора. Існуючі сьогодні програмні продукти з успіхом перетворюють мрії у реальність.

Поява комп'ютерів у свій час врятувало людство від плавання у паперовому морі документів. Хоча і сьогодні кількість ділових паперів часом зашкалює, найбільшу частину роботи взяв на себе електронний помічник. Мало створити систему, треба навчити її працювати. HelpDesk якраз призначена для тих, хто вирішив свій робочий стіл перенести на екран монітору. Контроль часу - лише мала частина тих можливостей, які надає ця система.

Передумови для впровадження системи HelpDesk

Багатьом знайома картина, коли клієнт не один день «оббиває поріг» фірми у пошуках людини, яка зможе вирішити його питання, а той або на обіді, або у відгулі або взагалі у відпустку поїхав. Так само, самі співробітники часто не можуть домогтися від ІТ-відділу заправки картриджу або перевстановлення системи. Коротше, у компанії створюється поточна ситуація, коли:

  • не вироблен механізм підтримки клієнтів;
  • працівники ІТ-відділу залучаються тільки у разі глобальних робіт;
  • постійно виникають одні і ті самі ситуації, які вирішуються однаковим способом, поки, нарешті, не визначиться причина їх появи;
  • вирішення більшості питань «зав'язано» на одного-двох працівників;
  • через тривале вирішення простих питань зриваються терміни виконання робіт, страждає діловий імідж компанії;
  • відсутня інформація про діяльність всієї компанії, рішення щодо подальшого розвитку приймається на удачу.

Робота з клієнтами у такій ситуації поставлена під загрозу зриву. Як наслідок, зменшується клієнтська база, що, у свою чергу, може привести до зниження доходів компанії. Але рішення проблеми існує і навіть має конкретну назву.

EddyDesk - комплексна система управління заявками

Основні функції цієї системи - визначити точку входу в компанію для клієнтів, систематизувати та впорядкувати подачу заявок, простежити за їх виконанням. У процесі вирішення поставлених завдань формується історія, на періодичні питання одразу легко знайти відповідь. Документи більше не втрачаються, клієнти задоволені, тому що можуть спостерігати за процесом. Абсолютно виключений особистісний фактор - всі звернення приймаються і обробляються системою автоматично. Отримавши такий інструмент управління бізнес-процесом, керівник компанії домагається чіткої виконавської дисципліни та відповідальності співробітників при виконанні запитів.